Im Zuge der Verschmelzung des AllensteinProjektes und des StandesamtsIndex- Projektes musste eine einheitliche Datenbasis für die beiden Projekte in einer gemeinsamen Datenbankstruktur geschaffen werden. Hierbei wurden die Links auf die originalen Quellen der polnischen Staatsarchive als zuverlässigstes Kriterium gewählt. Das gewählte Datenmodell verwendet deshalb strikte Verknüpfungen, Verweise und Geschäftsregeln wie sie auch in großen, professionellen Datenbanken üblich sind.

Bei jeder neuen Einspielung von Daten und Updates in den Standesamtsindex werden daher folgende Prüfungen automatisiert durchgeführt:

• Entfernen von vollwertigen Duplikaten von Einträgen.
• Plausibilität der Jahreszahlen (zwischen 1874 und 1945).
  ( Ja, wir haben bereits Einträge aus preußischen Standesämtern gefunden, die sich ca. zur Zeit Karl des Großen ereignet haben sollen. )
• Plausibilität der Anzahl von Personen in einem Hochzeitseintrag.
• Prüfung auf die verwendeten Registerarten.
• Verlinkungen müssen auf bekannte Archiv-Webseiten verweisen.
• Das Verhältnis der "Anzahl Digitalisate zu Einträgen" muss für die jeweilige Registerart im Rahmen sein.